Aviso de privacidad APIAT.cl

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El presente Aviso de Privacidad informa acerca del tratamiento de datos personales realizado durante la etapa de contacto y preconsulta a través de APIAT.cl y de los canales expresamente indicados en este documento.

Para los tratamientos descritos en este Aviso de ABOGADOS PENALISTAS IA TECNOLOGÍAS CHILENA LIMITADA, Nombre de fantasía: APIAT / APIAT.cl, en adelante, “APIAT”, el responsable será:

ABOGADO JEFE APIAT RODRIGO HUGO MOLINA DE LA VEGA Correo electrónico de privacidad: contacto@apiat.cl Teléfono: +56 9 6842 8560 Este Aviso debe leerse conjuntamente con los Términos de Preconsulta y Uso de APIAT.cl. La aceptación de dichos términos no constituye, por sí sola, un consentimiento general para todos los tratamientos de datos personales.

2. ALCANCE Y ETAPAS CUBIERTAS

Este Aviso se aplica exclusivamente a los tratamientos efectuados durante la etapa inicial de contacto y preconsulta, incluyendo, cuando efectivamente se encuentren habilitados:

a) formularios de contacto o preconsulta de APIAT.cl;

b) verificación preliminar de eventuales conflictos de interés;

c) coordinación de reuniones o comunicaciones iniciales;

d) asistente informativo público o chatbot;

e) correo u otros canales de coordinación expresamente habilitados por APIAT; y

f) registros técnicos estrictamente necesarios para la seguridad y funcionamiento de dichos canales.

Este Aviso no pretende regular íntegramente tratamientos posteriores asociados a una relación profesional ya aceptada, expedientes o carpetas de clientes, pagos, portales privados, automatizaciones internas u otras operaciones de tratamiento distintas de la preconsulta. Antes de iniciar tales tratamientos, APIAT proporcionará la información adicional que corresponda mediante el instrumento aplicable.

Canales actualmente habilitados: formulario web / chatbot / correo / WhatsApp y de forma presencial, en este último caso, en relación a antecedentes físicos entregados por el cliente se deberá entregar un comprobante indicando lo entregado al abogado o asistente. Sin ese comprobante, se libera a APIAT de cualquier responsabilidad en la custodia o extravío de dichos antecedentes.

3. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS

Durante la etapa de preconsulta, APIAT procurará limitar la recopilación a la información mínima necesaria para atender el contacto, efectuar una verificación preliminar y decidir si corresponde avanzar a una instancia profesional.

a) datos de identificación del consultante, como nombre;

b) datos de contacto, como correo electrónico y teléfono;

c) descripción general y no detallada de la materia respecto de la cual se solicita contacto;

d) identificación mínima de las partes involucradas cuando resulte indispensable para verificar eventuales conflictos de interés;

e) datos relativos a la interacción con la plataforma, como fecha y hora de envío, canal utilizado y versión de los avisos o términos presentados; y

f) otros datos que APIAT solicite expresamente por un canal habilitado, cuando sean necesarios para una finalidad previamente informada.

La información relativa a una causa penal, procedimiento judicial, antecedentes sensibles, información de terceros y demás datos jurídicamente protegidos no deberá solicitarse de manera indiscriminada durante la etapa inicial.

No deberán adjuntarse carpetas investigativas, expedientes completos, evidencia, antecedentes médicos, imágenes íntimas, credenciales, claves de acceso u otros antecedentes especialmente sensibles, salvo que APIAT habilite posteriormente un canal específico, informe las condiciones aplicables y solicite expresamente su remisión.

Si un usuario proporciona inadvertidamente información excesiva o no solicitada, APIAT aplicará el procedimiento interno que corresponda para restringir su acceso, determinar si resulta necesario conservarla y proceder a su eliminación, bloqueo u otra medida jurídicamente procedente.

Toda información recabada durante una preconsulta será eliminada desde el momento que dicha preconsulta sea rechazada y no tomado el caso por APIAT, dentro de los plazos establecidos en la cláusula número 12 del presente Aviso de Privacidad.

4. FINALIDADES DE LA ETAPA DE PRECONSULTA

Los datos tratados al amparo de este Aviso se utilizarán únicamente para finalidades concretas vinculadas con la etapa inicial, según el canal y la información efectivamente recopilada:

a) recibir y responder solicitudes de contacto;

b) efectuar una evaluación preliminar de la solicitud, sin que ello constituya aceptación del encargo;

c) verificar eventuales conflictos de interés con la información mínima necesaria;

d) coordinar reuniones, llamadas u otras comunicaciones relacionadas con la solicitud;

e) preparar, cuando corresponda, una cotización o propuesta de servicios;

f) mantener la seguridad, disponibilidad e integridad de los canales de preconsulta;

g) mantener registros necesarios para acreditar la recepción de solicitudes, las versiones informadas y, cuando proceda, el consentimiento otorgado; y

h) cumplir obligaciones legales o atender requerimientos legítimos relacionados con la preconsulta.

Si la solicitud deriva en una relación profesional o contractual, las finalidades adicionales asociadas a la prestación jurídica, gestión del expediente, cobros, comunicaciones profesionales u otras operaciones serán informadas antes de iniciar los tratamientos correspondientes.

APIAT no utilizará los antecedentes de una preconsulta para publicidad, perfilamiento comercial o finalidades incompatibles con las informadas sin contar con la habilitación jurídica y la información previa que correspondan.

5. FUNDAMENTO JURÍDICO DEL TRATAMIENTO Y REGLA TEMPORAL

5.1. Régimen aplicable hasta el 30 de noviembre de 2026 Hasta el 30 de noviembre de 2026, APIAT tratará los datos personales conforme al texto vigente de la Ley N.º 19.628 y demás normativa aplicable. Cuando una operación requiera autorización o consentimiento del titular, éste será solicitado de manera expresa, informada y verificable, sin confundirlo con la mera aceptación de los Términos de Preconsulta.

Las excepciones o habilitaciones legales que resulten aplicables a un tratamiento concreto serán evaluadas de acuerdo con la operación efectivamente realizada y la naturaleza de los datos involucrados.

5.2. Régimen aplicable desde el 1 de diciembre de 2026 A contar del 1 de diciembre de 2026, APIAT adecuará cada tratamiento al régimen reformado de protección de datos personales, identificando para cada operación la fuente de licitud que corresponda, los deberes de información, derechos, destinatarios, conservación, seguridad, transferencias e incidentes aplicables.

APIAT mantendrá una matriz interna por tratamiento que vincule, al menos, canal, categorías de datos, finalidad, titulares afectados, fundamento jurídico, destinatarios, conservación y controles aplicables.

6. CONSENTIMIENTO Y COMUNICACIONES COMERCIALES

Cuando el consentimiento sea necesario, se solicitará mediante una acción afirmativa separada, específica e informada para la finalidad correspondiente. APIAT conservará evidencia suficiente de su otorgamiento cuando ello resulte exigible.

La aceptación de este Aviso o de los Términos de Preconsulta no autoriza por sí sola el envío de publicidad, campañas promocionales, newsletters ni comunicaciones comerciales ajenas a la gestión de la solicitud.

Si APIAT habilita comunicaciones comerciales, éstas deberán contar con un mecanismo separado de adhesión y con una vía sencilla para solicitar su término.

Las comunicaciones operativas necesarias para responder una solicitud, coordinar una reunión, remitir una cotización o informar sobre el estado de una preconsulta no se confunden con comunicaciones publicitarias.

7. DATOS DE TERCEROS

Durante una preconsulta, el usuario deberá evitar proporcionar datos personales de terceros salvo cuando ello sea estrictamente necesario para identificar a las partes y efectuar una verificación preliminar de conflictos de interés o cuando exista otra justificación jurídicamente procedente.

El hecho de que un consultante entregue datos de otra persona no significa que esté facultado para autorizar cualquier tratamiento en nombre de dicha persona. APIAT limitará el uso de esos datos a la finalidad legítima que corresponda y aplicará controles de acceso y conservación diferenciados cuando sea necesario.

Las solicitudes de acceso, eliminación u otros derechos que involucren información de terceros se resolverán considerando las restricciones legales, la confidencialidad profesional y los derechos de las demás personas involucradas.

Toda información recabada durante una preconsulta será eliminada según lo señalado en la cláusula número 12 del presente Aviso de Privacidad.

8. CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL

APIAT tratará con confidencialidad los antecedentes recibidos durante una preconsulta, incluso cuando finalmente no acepte el encargo, de acuerdo con las obligaciones legales y profesionales que resulten aplicables.

Los abogados que intervengan profesionalmente estarán sujetos, además, a las obligaciones de secreto profesional que correspondan. La protección de datos personales y el secreto profesional son deberes relacionados, pero distintos, y se aplicarán conforme a su respectivo ámbito.

El personal, colaboradores y proveedores que deban acceder a información de preconsultas sólo podrán hacerlo en la medida necesaria para sus funciones y bajo las obligaciones de confidencialidad y protección que correspondan.

Toda información recabada durante una preconsulta será eliminada desde el momento que dicha preconsulta sea rechazada y no tomado el caso por APIAT, según lo señalado en la cláusula número 12 del presente Aviso de Privacidad.

Lo anterior no implica una promesa de reserva absoluta frente a deberes legales de comunicación, órdenes de autoridad competente u otras situaciones en las que la legislación imponga una actuación distinta.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

APIAT aplicará medidas técnicas y organizativas acordes con la naturaleza de la información tratada, el contexto de la preconsulta y los riesgos razonablemente previsibles.

Por razones de seguridad, este Aviso no detalla configuraciones internas. Las medidas concretas deberán estar documentadas en políticas y procedimientos internos y serán verificadas periódicamente.

Controles efectivamente implementados y auditados: autenticación / permisos / aislamiento / cifrado / respaldos / logs / incidentes / accesos de proveedores / bases de datos / chatbot / almacenamiento.

10. PROVEEDORES, ENCARGADOS Y OTROS DESTINATARIOS

APIAT sólo deberá describir en este Aviso los proveedores, encargados o destinatarios que efectivamente intervengan en los tratamientos de la etapa de preconsulta.

Antes de la publicación definitiva, APIAT deberá identificar el rol de cada tercero, las categorías de datos a las que puede acceder, la finalidad de su intervención, ubicación del tratamiento, subencargados, condiciones de retención, eliminación, seguridad y eventuales usos propios.

Proveedores/categorías actualmente utilizados en preconsulta: Vercel (hosting e infraestructura web);

Supabase (base de datos y persistencia de preconsultas); correo electrónico y WhatsApp como canales de comunicación operativa. El asistente de inteligencia artificial está deshabilitado y actualmente no se envían datos de preconsulta a Anthropic/Claude.

Documento o URL donde se informa el detalle actualizado: https://apiat.cl/legal/privacy No todo proveedor tecnológico tendrá necesariamente la misma calidad jurídica. APIAT determinará y documentará el rol correspondiente para cada operación.

11. ASISTENTE DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

El asistente público de APIAT.cl está destinado exclusivamente a funciones informativas generales y no constituye un abogado, no acepta encargos profesionales, no reemplaza la evaluación individual de un abogado habilitado ni debe utilizarse como canal para remitir antecedentes confidenciales de una causa.

Estado actual: el asistente público de inteligencia artificial está deshabilitado. Actualmente no se utiliza un proveedor de IA para procesar las preconsultas.

No hay funciones de inteligencia artificial habilitadas en esta etapa. Cualquier activación futura requerirá revisar los tratamientos correspondientes, informar los proveedores y actualizar este Aviso antes de habilitarla.

El usuario no deberá incorporar al asistente público carpetas investigativas, expedientes, evidencia, credenciales, datos especialmente sensibles ni relatos detallados de hechos jurídicamente relevantes.

Si el sistema detecta o recibe inadvertidamente información no permitida, APIAT aplicará el procedimiento definido para restringir su tratamiento, determinar si procede su eliminación o conservación y, cuando corresponda, derivar la solicitud a un canal humano.

Cualquier herramienta interna futura que analice expedientes, documentos jurídicos o información confidencial deberá contar con reglas, controles y avisos adicionales; no se entenderá cubierta automáticamente por esta cláusula.

12. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

APIAT conservará los datos únicamente durante el período justificado para la finalidad correspondiente y documentará reglas diferenciadas por categoría y canal.

12.1. Preconsultas que no derivan en contratación Plazo de conservación: 30 días hábiles, contado desde el rechazo expreso comunicado por el consultante o por el cierre interno por inactividad por más de 15 días hábiles.

12.2. Registro mínimo para conflictos de interés Cuando resulte legítimo y necesario conservar un registro mínimo de identidad de partes o del resultado de una verificación de conflicto de interés durante un período distinto, dicha conservación se documentará separadamente, limitando la información al mínimo necesario.

Criterio y plazo del registro mínimo de conflictos: 90 días hábiles para precaver cualquier conflicto de intereses.

12.3. Relación profesional aceptada Cuando una preconsulta derive en una relación profesional o contractual, los antecedentes pasarán a regirse por el plazo del registro mínimo de conflictos, esto es, 90 días hábiles, contados desde la fecha de cierre del caso o del término contractual.

Transcurridos los períodos aplicables, sin que se haya solicitado la devolución de los antecedentes entregados por quien los proporcionó, los datos serán eliminados, anonimizados, bloqueados o sometidos al tratamiento que legalmente corresponda conforme a los procedimientos internos y obligaciones vigentes.

Sin embargo, todo antecedente, expediente o carpeta investigativa obtenida por APIAT desde el Ministerio Público u otras instituciones Públicas (Carabineros, PDI, Hospitales, Municipalidades, etc.) y también de instituciones Privadas (Bancos, ISAPRES, AFP, Clínicas, etc.), dentro de las propias y autónomas investigaciones que realice APIAT para resolver un caso, no serán entregadas, sino que serán eliminados, anonimizados, bloqueados o destruidos según los plazos anteriormente informados en la presente clausula.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO

13.1. Hasta el 30 de noviembre de 2026 El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la Ley N.º 19.628 en su texto vigente, de acuerdo con los requisitos, plazos, excepciones y límites que correspondan a cada solicitud.

13.2. Desde el 1 de diciembre de 2026 Desde la entrada en vigor del régimen reformado, APIAT aplicará los derechos, procedimientos y vías de reclamación adicionales que resulten exigibles, incluyendo la información que corresponda acerca de la autoridad competente.

13.3. Canal y tramitación Canal para ejercer derechos: contacto@apiat.cl APIAT podrá solicitar únicamente los antecedentes razonablemente necesarios para verificar la identidad de quien formula la solicitud y evitar la divulgación de datos a terceros no autorizados.

Las solicitudes serán registradas y tramitadas conforme al procedimiento y plazos legalmente aplicables.

Cuando corresponda rechazar total o parcialmente una solicitud, APIAT proporcionará una respuesta fundada en los términos exigibles.

El ejercicio de derechos no implicará necesariamente la entrega íntegra de expedientes, comunicaciones o antecedentes que contengan información confidencial de terceros, datos protegidos por secreto profesional u otros contenidos sujetos a restricciones legales.

14. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Las consultas que involucren a niños, niñas o adolescentes serán tratadas con especial cautela. APIAT distinguirá entre una persona menor de edad que formula directamente una consulta y un adulto que solicita orientación respecto de un asunto que involucra a un menor.

La forma de acceso, información, representación, autorización y eventual derivación profesional se determinará según la edad, situación concreta, naturaleza del asunto y normas aplicables, sin presumir una solución uniforme para todos los casos.

El chatbot público no deberá utilizarse para remitir antecedentes sensibles o detallados de niños, niñas o adolescentes.

Toda información respecto a un menor gozara de la más estricta reserva. Y los datos obtenidos seguirán la suerte establecida en la cláusula número 12 del presente aviso.

Las consultas realizadas por un menor de edad serán admitidas en primera instancia bajo cautela de verificación por un adulto responsable del menor, pero solamente el menor podrá realizar consultas, más no podrá contratar los servicios de APIAT sin el patrocinio de un adulto responsable.

Asimismo, no se aceptarán documentos o antecedentes proporcionados por un menor sin que cuente con el patrocinio de un adulto responsable.

Cuando sea un Adulto quien realice consultas de un caso que involucre a menores de edad, solo se admitirá consultas respecto de aquel adulto que tenga la custodia o tutela legal del menor. Todos los demás adultos quedaran excluidos sin importar el parentesco.

15. INCIDENTES DE SEGURIDAD

APIAT mantendrá un procedimiento interno para detectar, registrar, contener, evaluar y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales.

Responsable interno: Será el Abogado jefe de APIAT, quien actuará como Arbitro Arbitrador y será de única instancia.

16. COOKIES, ANALÍTICA Y PUBLICIDAD DIGITAL

Este Aviso sólo deberá describir cookies, herramientas de analítica, píxeles, parámetros de conversión o tecnologías publicitarias que se encuentren efectivamente habilitadas en APIAT.cl.

Inventario actual de cookies/analítica/publicidad: Actualmente no se encuentran habilitados Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel ni otras herramientas de analítica o publicidad de terceros en la etapa de preconsulta.

Si se utilizan estas tecnologías, APIAT informará su finalidad, los datos o identificadores tratados, los destinatarios y la base jurídica aplicable, y adoptará las medidas necesarias para impedir que nombres, RUT, descripciones de causas, categorías penales u otros antecedentes confidenciales sean incorporados por defecto a eventos publicitarios.

Si dichas tecnologías no se utilizan, la versión final podrá indicarlo expresamente o suprimir esta cláusula según corresponda.

17. CAMBIOS Y VERSIONADO DE ESTE AVISO

APIAT podrá actualizar este Aviso cuando cambien sus tratamientos, canales, proveedores, procesos tecnológicos o la legislación aplicable.

Cada versión deberá indicar su fecha de actualización y mantenerse bajo un sistema de versionado que permita identificar la información comunicada a los usuarios en cada período.

La mera publicación de una nueva versión no habilita retroactivamente finalidades o tratamientos distintos.

Cuando un cambio sustancial requiera nueva información, autorización o consentimiento, éste se obtendrá antes de iniciar la operación correspondiente.

18. CONTACTO

Para consultas relativas a protección de datos personales o para ejercer derechos, el usuario podrá comunicarse mediante:

ABOGADOS PENALISTAS IA TECNOLOGÍAS CHILENA LIMITADA APIAT / APIAT.cl Correo electrónico de privacidad: contacto@apiat.cl Teléfono: +56 9 6842 8560